POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE ȘI PROTECȚIE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

A. Operatorul de date cu caracter personal

Operatorul de date cu caracter personal în relația cu dumneavoastră este Asociația Rotaract Visio Cluj-Napoca, cu sediul în Cluj-Napoca, Al. Bizușa, nr.4, sc.3, et.6, ap. 113, jud. Cluj, având CIF: 33329540.

B. Categorii de date pe care le prelucrăm

Dacă sunteți un simplu vizitator al site-ului www.cluj.cursaderatuste.ro, vom prelucra doar datele constând în cookies și/sau IP care nu conțin alte date cu caracter personal. Aceste date sunt colectate direct de la dvs.

Dacă sunteți o persoană fizică sau reprezentant al unei persoane juridice care ne contactează, donează sau se înscrie la newsletter, prin intermediul site-ului www.cluj.cursaderatuste.ro, vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal constând în:

• nume, prenume și/sau denumire;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• adresă de livrare și date de contact ale destinatarului;
• țara de rezidență,
• precum și orice alte date furnizate ca urmare a completării formularului online din secțiunea formularului de contact, a formularului de donație sau prin email.

Datele cu caracter personal sunt colectate direct de la dvs.

Dacă sunteți participant în cadrul evenimentului Cursa de rățuște 2026, prin prezență fizică în data de 01.06.2026, există posibilitatea prelucrării datelor dumneavoastră biometrice constând în imagine și voce, prin fotografii și video-uri.

C. Scopul prelucrării datelor

Folosim datele pe care le colectăm de la dvs. pentru a putea comunica informațiile solicitate și pentru organizarea și desfășurarea evenimentului caritabil Cursa de rățuște 2026, respectiv:

• colectarea donațiilor;
• alocarea numerelor aferente rățuștelor înscrise în cursă;
• livrarea premiilor și/sau a gift box-urilor către participanți, donatori sau alte persoane indicate de aceștia;
• realizarea de statistici privind clasamentul donatorilor și țările din care provin donațiile;
• comunicarea informațiilor privind rezultatele evenimentului caritabil Cursa de rățuște 2026.

În cadrul evenimentului Cursa de rățuște 2026 vor fi realizate fotografii și/sau înregistrări video în care participanții pot apărea în mod incidental sau în mod direct, în scopul documentării și promovării evenimentului. Datele prelucrate în acest context pot include imaginea și vocea persoanei (date biometrice în sens larg), fără a fi utilizate pentru identificare automată sau profilare. Prelucrarea acestor date se realizează în următoarele scopuri:

• promovarea evenimentului și a activităților Rotaract;
• publicarea de materiale foto/video pe website, rețele sociale și alte canale de comunicare;
• realizarea de materiale de prezentare și arhivare a activității.

În măsura în care vă exprimați acordul în mod expres, datele cu caracter personal (respectiv nume, prenume și adresă de e-mail) pot fi utilizate ulterior desfășurării evenimentului Cursa de rățuște 2026, în scopul transmiterii de comunicări privind activitățile organizate de cluburile Rotaract din Cluj-Napoca. Aceste comunicări pot include, fără a se limita la informații privind ediții viitoare ale evenimentului Cursa de rățuște, informații privind alte proiecte și inițiative ale Rotaract (precum O cană de fericire sau proiecte similare), invitații la evenimente, campanii sau activități cu caracter comunitar sau caritabil. Prelucrarea datelor în acest scop se realizează exclusiv în baza consimțământului explicit, exprimat prin bifarea unei căsuțe distincte, separată de celelalte acorduri necesare participării la eveniment. Refuzul de a acorda acest consimțământ nu afectează în niciun mod posibilitatea de a participa la Cursa de rățuște 2026 și de a susține acest proiect.

Prelucrarea datelor dvs. se va face în mod diferit în funcție de categoria în care vă aflați:

• În măsura în care vizitați site-ul, vom prelucra doar datele constând în cookies și/sau IP pentru o mai bună experiență a dvs. Veți putea dezactiva aceste cookies din browser. Pentru mai multe detalii vă rugăm să verificați politica de cookies disponibilă pe site. Temeiul prelucrării se regăsește în art. 6 alin. 1 lit. a din GDPR, respectiv prelucrarea datelor se realizează în baza consimțământului dumneavoastră.
• În măsura în care utilizați formularul de contact sau ne transmiteți un email, datele dumneavoastră pot fi folosite pentru a vă putea furniza informațiile solicitate. Temeiul prelucrării se regăsește în art. 6 alin. 1 lit. a din GDPR, respectiv prelucrarea datelor se realizează în baza consimțământului dumneavoastră.
• În măsura în care utilizați formularul de donație, datele dumneavoastră pot fi folosite pentru colectarea donațiilor, alocarea numerelor aferente rățuștelor înscrise, livrarea premiilor și/sau a gift box-urilor, precum și pentru realizarea de statistici. Temeiul prelucrării se regăsește în art. 6 alin. 1 lit. a din GDPR, respectiv prelucrarea datelor se realizează în baza consimțământului dumneavoastră, respectiv art. 6 alin. 1 lit. b din GDPR, respectiv pentru executarea unui contract la care sunteți parte sau pentru a face demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract.
• În măsura în care v-ați exprimat consimțământul pentru transmiterea unor comunicări ulterioare, datele dumneavoastră pot fi utilizate pentru transmiterea de informații privind proiectele sau inițiativele organizate de cluburile Rotaract din Cluj-Napoca. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii, prin utilizarea opțiunii de dezabonare din comunicările primite sau prin transmiterea unei solicitări la adresa de contact indicată. Temeiul prelucrării se regăsește în art. 6 alin. 1 lit. a din GDPR, respectiv prelucrarea datelor se realizează în baza consimțământului dumneavoastră, exprimat prin bifarea unei căsuțe distincte.
• În măsura în care participați la evenimentul Cursa de rățuște 2026, este posibil ca imaginea și/sau vocea dumneavoastră să fie captate în fotografii și/sau înregistrări video realizate în cadrul evenimentului, în scopul promovării activităților și proiectelor organizate de Rotaract, inclusiv prin publicarea pe website, rețele sociale sau alte canale de comunicare. Aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau de a solicita ștergerea materialelor în care apăreți, în măsura în care acest lucru este posibil, prin transmiterea unei solicitări la adresa de contact indicată. În cazul imaginilor de ansamblu realizate în spații publice, temeiul prelucrării se regăsește în art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR, respectiv interesul legitim al operatorului de a documenta și promova evenimentul. În cazul participanților care s-au înscris pe site-ul www.cluj.cursaderatuste.ro sau al materialelor individuale sau în care persoana este în mod clar identificabilă ca subiect principal (precum interviuri, fotografii portret), temeiul prelucrării se regăsește și în art. 6 alin. 1 lit. a din GDPR, respectiv consimțământul persoanei vizate.

Ne obligăm să utilizăm datele exclusiv în scopurile menționate mai sus și să nu transmitem aceste date către terți în scopuri de marketing fără consimțământul prealabil al persoanei vizate. Ne obligăm să cerem consimțământul dvs. întotdeauna înainte de a utiliza informațiile pentru un alt scop decât cel stabilit în acest document. Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în baza consimțământului dvs. doar dacă v-ați manifestat opțiunea în acest sens - pentru comunicarea de newsletter, servicii, noutăți, etc. Totodată, prelucrarea datelor poate opera și ca urmare a respectării obligațiilor legale instituite în sarcina noastră.

D. Actualizarea informațiilor dvs. personale

Dacă informațiile cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat sunt greșite sau suferă modificări de tipul v-ați schimbat numărul de telefon, numele, adresa de email, sau dacă doriți să ștergeți orice cerere adresată nouă sau cunoașteți că deținem informații eronate despre dumneavoastră, avem rugămintea de a ne contacta prin e-mail la: cluj.cursaderatuste@gmail.com pentru actualizarea/modificarea acestor date.

În măsura în care datele furnizate de dumneavoastră sunt incorecte, incomplete sau insuficiente și, ca urmare, intervin erori sau imposibilitatea îndeplinirii scopurilor prelucrării (inclusiv, dar fără a se limita la alocarea numerelor aferente rățuștelor, validarea participării, livrarea premiilor și/sau a gift box-urilor), operatorul nu poate fi ținut răspunzător pentru consecințele generate de aceste neconcordanțe.

E. Dezvăluirea datelor cu caracter personal

Informațiile furnizate de dumneavoastră nu sunt de regulă dezvăluite terțelor persoane, cu excepția colaboratorilor cu care lucrăm, precum firme de curierat sau sponsorii și partenerii care oferă premiile în cursă, cărora le vom putea transmite datele dumneavoastră cu caracter personal în vederea livrării premiilor și/sau a gift box-urilor.

Operatorii autorizați sunt entitățile juridice cu care Asociația Rotaract Visio Cluj-Napoca organizează proiectul în parteneriat, respectiv Asociația Rotaract Cluj-Napoca, Asociația Rotaract Club Cluj-Napoca Samus, Asociația Rotaract Cetățuie Cluj-Napoca, Asociația Rotaract Cluj-Napoca Gemina, Asociația Rotaract Club Cluj-Napoca Hoia și Asociația Rotaract Cluj-Napoca Opera, sens în care vă exprimați acordul în sensul transmiterii datelor către aceștia, respectiv al efectuării operațiunilor de prelucrare a datelor de către acești operatori autorizați, în condițiile prezentei politici de confidențialitate și prelucrare a datelor cu caracter personal.

Dacă există situații în care avem obligația legală să comunicăm datele dvs. atunci acestea vor fi transmise strict în scopul îndeplinirii acestei obligații. În situația în care transferul poate fi necesar pentru executarea unui raport comercial/contractual, transferul de date se va face doar în urma încheierii cu terțul a unei convenții care cuprind un acord de prelucrare a datelor.

F. Perioada de păstrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal

În măsura în care sunteți doar vizitator al site-ului sunt prelucrate datele cookies în vederea analizării modalității de îmbunătățire a site-ului nostru, nu mai mult de pe o perioadă care nu depăși 1 an. Puteți oricând șterge datele cookies prin intermediul setărilor browser-ului dvs. web.

În cazul în care ne-ați contactat prin formularul de contact sau formularul de donație, vom păstra datele dvs. până la momentul îndeplinirii scopului statuat, dar nu mai mult de 6 luni de la data furnizării datelor.

În situația în care ați furnizat datele de contact în vederea comunicării informațiilor privind activitățile organizate de cluburile Rotaract din Cluj-Napoca, vom păstra datele dvs. până la momentul retragerii consimțământului (dezabonare), dar nu mai târziu de data de 1 august 2027. Vă puteți dezabona în orice moment prin utilizarea opțiunii de dezabonare din comunicările primite sau prin transmiterea unei solicitări la adresa de contact indicată.

În situația fotografiilor și a video-urilor din cadrul evenimentului, datele vor fi păstrate pentru o perioadă rezonabilă, necesară îndeplinirii scopurilor de promovare.

G. Drepturile dumneavoastră în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal

Dacă v-ați exprimat consimțământul cu privire la activitățile de prelucrare, puteți să vă retrageți acest consimțământ în orice moment. Această retragere va produce efecte doar pentru viitor și nu va afecta legalitatea procesării înainte de retragerea lui.

Retragerea consimțământului nu poate opera în situația în care prelucrarea datelor dvs. se face în baza unei obligații legale care ne incumbă.

În măsura în care consimțământul dumneavoastră va fi retras, vom interzice prelucrarea datelor dumneavoastră personale și vom întreprinde toate acțiunile pentru ștergerea tuturor înregistrărilor care conțin aceste date.

Vă veți putea retrage consimțământul prin contactarea noastră, fie prin formularul de contact, fie prin comunicarea unui email la adresa indicată, unde să ne specificați numele, prenumele, email-ul și solicitarea expresă de retragere a consimțământului. Este posibil să vă contactăm și telefonic pentru confirmare ori în alte modalități pentru a confirma solicitarea dvs.

În conformitate cu dispozițiile Regulamentului Consiliului European 679/2016, aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces – dreptul de a obține de la noi, la cerere și în mod gratuit, confirmarea faptului că datele care vă privesc sunt sau nu sunt prelucrate de Cabinet și dreptul de acces la aceste date, cu excepția situației în care aceste cereri sunt repetitive sau făcute cu rea-credință;
• Dreptul la informare – dreptul de a fi informat cu privire la identitatea operatorului, scopul în care se face prelucrarea datelor, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, existența drepturilor prevăzute de GDPR și condițiile în care pot fi exercitate
• Dreptul la rectificare – puteți cere rectifica datele personale inexacte.
• Dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat") – puteți obține ștergerea datelor, în cazul în care prelucrarea acestora nu a fost legală sau în alte cazuri prevăzute de lege;
• Dreptul la restricționarea prelucrării - puteți solicita restricționarea prelucrării în cazul în care contestați exactitatea datelor, precum și în alte cazuri prevăzute de lege;
• Dreptul la opoziție – dreptul să vă opuneți, în orice moment, din motive întemeiate și legitime legate ca datele să facă obiectul unei prelucrări, cu excepția cazurilor în care există dispoziții legale contrare;
• Dreptul la portabilitatea datelor - puteți primi, în anumite condiții, datele personale pe care ni le-ați furnizat, într-un format care poate fi citit automat sau puteți solicita ca respectivele date sa fie transmise altui operator
• Dreptul de a depune plângere - puteți depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor personale la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal competentă sau vă puteți adresa instanțelor de judecată.
• Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate sau profilare suplimentare aferente deciziilor automate: dreptul de a cere și de a obține retragerea, anularea sau reevaluarea oricărei decizii care produce efecte juridice, adoptată exclusiv pe baza unei prelucrări de date cu caracter personal, efectuată prin mijloace automate, destinată să evalueze unele aspecte ale personalității sale, precum competența profesională, credibilitatea, comportamentul ori alte asemenea aspecte.

Pentru exercitarea oricărui drept vă rugăm să contactați folosind următoarele detalii de contact:

• E-mail: cluj.cursaderatuste@gmail.com
• Adresa pentru expedierea corespondenței: Cluj-Napoca, Al. Bizușa, nr.4, sc.3, et.6, ap. 113, jud. Cluj, România

Ne obligăm să avem în vedere spre soluționare orice solicitare sau plângere sau petiție primită și să răspundă într-un termen rezonabil, astfel încât să fie respectate dispozițiile legale în materie.

Lucrăm cu autoritățile de reglementare competente, inclusiv autoritățile naționale de protecție a datelor a statelor membre ale Uniunii Europene, în vederea soluționării oricăror reclamații privind transferul datelor personale, pe care nu le putem rezolva direct cu utilizatorii noștri.

H. Termene de răspuns la solicitări privind drepturile menționate vor fi următoarele:

• Dreptul de a fi informat: În momentul în care datele sunt colectate, respectiv nu mai mult de 10 de zile – în situația în care datele cu caracter personal nu sunt furnizate de persoana vizată
• Dreptul de acces: 10 zile
• Dreptul la rectificare: 10 zile
• Dreptul de ștergere: fără întârzieri nejustificate, cel mult 7 zile lucrătoare
• Dreptul de a restricționa procesarea: fără întârzieri nejustificate, cel mult 14 zile lucrătoare
• Dreptul la portabilitate: cel mult 10 de zile lucrătoare
• Dreptul de obiecție: în principiu, la momentul primirii obiecției, dar nu mai mult de 5 zile lucrătoare
• Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate sau profilare suplimentare aferente deciziilor automate: Lipsit de termen deoarece nu există aptitudini reale de a fi limitat în raport de specificul activității

I. Securitatea datelor cu caracter personal

Asigurăm standarde înalte pentru a proteja datele prelucrate, atât în timpul transmiterii către noi, cât și ulterior acestui moment. În acest scop am adoptat politici de securitate tehnică în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva pierderii, folosirii neautorizate, distrugerii, alterării acestora modificărilor neautorizate, a dezvăluirii sau accesului neautorizat și a oricărei alte forme de prelucrare ilegală a datelor personale aflate în posesia noastră.

În vederea garantării securității menționăm, cu titlu general, modalitățile de securizare:

• Accesul la datele cu caracter personal este limitat strict la persoanele care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea scopurilor declarate, respectiv coordonatorii proiectului Cursa de rățuște 2026 și, după caz, colaboratorii implicați (ex. furnizori IT, servicii de livrare), fiecare având obligația contractuală și legală de a asigura confidențialitatea datelor.
• Datele sunt stocate în principal în format electronic, pe platforme securizate (Google Drive), la care accesul este restricționat și controlat prin mecanisme de autentificare bazate pe username și parolă. Accesul este acordat exclusiv coordonatorilor desemnați, în funcție de atribuțiile fiecăruia în cadrul proiectului.
• Accesul la sistemele informatice și la spațiile de stocare a datelor este securizat prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, inclusiv:
  • utilizarea conturilor individuale și a parolelor securizate;
  • limitarea accesului pe principiul „need to know";
  • utilizarea de medii de stocare securizate și, după caz, criptate;
  • evitarea stocării pe suport fizic, în măsura posibilului.
• Datele sunt organizate și gestionate astfel încât să fie accesibile doar persoanelor autorizate, în funcție de rolul acestora, fiind implementate măsuri pentru prevenirea accesului neautorizat, pierderii, modificării sau divulgării datelor.

În cazul în care considerați că datele dumneavoastră au fost compromise sau utilizate în mod necorespunzător, vă rugăm să ne contactați în scris la adresa de corespondență sau la adresa de e-mail indicată, urmând să analizăm și să soluționăm cu celeritate orice astfel de sesizare, în conformitate cu legislația aplicabilă.

În caz de încălcare a sistemului de securitate, vă vom informa atât pe dvs. cât și autoritățile competente despre apariția încălcării în conformitate cu legislația în vigoare, în termen de cel mult 72 ore, termen în care vă comunicăm informațiile relevante legate de incidentele de securitate.

Orice modificare a politicii de confidențialitate va fi publicată și postată în locuri vizibile pentru a fi ușor de identificat actualizările și pentru a putea lua cunoștință de cuprinsul său. Vom păstra și versiuni anterioare ale acestei Politici de confidențialitate în arhiva electronică pentru a putea fi oricând revizuite de dvs. printr-o simplă cerere.

Prezenta politică de confidențialitate intră în vigoare la data de 03.04.2026